Jörg O.R. Schwinning

Systemaufbau

Wie richte ich ein gutes Managementsystem ein?

Warum möchten Sie ein Managementsystem einrichten?

Zunächst sollten Sie sich fragen, warum Sie ein Qualitätssystem in Ihrem Unternehmen aufbauen möchten:

A weil die (maßgeblichen) Kunden von Ihnen ein Qualitätszertifikat fordern?
B weil Ihre Wettbewerber bereits zertifiziert sind und Sie deshalb auch ein Zertifikat benötigen?
C weil Sie überzeugt sind, bereits ein Qualitätsunternehmen zu sein und das Zertifikat folglich ohne Mühen erlangen werden?
D weil Sie die Effizienz Ihres Unternehmens kritisch hinterfragen wollen und jede Möglichkeit der Verbesserung ausschöpfen wollen?

 

Bitte verzeihen Sie, dass es hier keine richtige Antwort gibt, denn dies ist kein Quiz. In der Tat können mehrere Gründe zu Ihrer Entscheidung beigetragen haben. Jedoch sollten Sie bitte eines bedenken: Alles, was Sie tun und entscheiden, geschieht zum Wohl des Unternehmens. Welcher der vier Ansätze wird wohl derjenige sein, bei dem Ihr Unternehmen am meisten profitiert? Alternative A bringt Ihnen nichts sondern beruhigt nur die Einkaufsabteilung Ihres Kunden. B beruhigt Ihr Gewissen, den Angriffen Ihrer Konkurrenten gewachsen zu sein und nutzt Ihnen selbst genauso wenig. Verzeihen Sie bitte, aber Lösung C klingt doch recht überheblich und birgt die Gefahr in sich, dass Sie eventuell Ihre Mitbewerber unterschätzen und am Ende sogar von ihnen überholt werden. Alternative D schließlich zeigt, dass Sie an sich und Ihrem Unternehmen arbeiten und es wettbewerbsfähig halten wollen. In Ihrem Streben nach noch höherer Kundenzufriedenheit können Sie sich eine Spitzenposition im Markt schaffen. Die Einführung eines Qualitätssystems und seine Zertifizierung machen eigentlich nur dann Sinn, wenn Sie zumindest zu einem nicht unerheblichen Teil auch von Ansatz D überzeugt sind.

Welche Möglichkeiten habe ich, ein Qualitätssystem einzuführen?

"Viele Wege führen nach Rom." Dieses Sprichwort gilt auch hier. Wir können folgende Varianten in der Praxis beobachten:

  • Sie haben eine fähige Person (einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin) in Ihrem Unternehmen, die über Organisationsgeschick verfügt und das Unternehmen gut kennt. Sie stellen diese Person ab und lassen sie ein Qualitätssystem konzipieren und einführen. Dies ist der mühsame Weg, der viel Zeit und Kraft erfordert. Er kann in der Sackgasse enden, wenn Ihre Person nicht über die fachlichen und persönlichen Kompetenzen verfügt. Jedoch identifiziert sich das Unternehmen mit "seinem" Qualitätssystem, da es dies aus eigener Kraft und maßgeschneidert eingerichtet hat.
  • Sie beauftragen einen Unternehmensberater, Ihnen ein fertiges System zu liefern und alle erforderlichen Arbeiten abzunehmen. Im Idealfall boxt der Berater "sein" System auch durch die Zertifizierung. Dies ist der schnelle Weg. Der Berater macht sich das Leben einfach und legt Ihnen seine Standard-Dokumentation vor. Fraglich ist, ob Sie sich darin wiederfinden. Das entscheidene Element, sich selbstkritisch zu hinterfragen, entfällt und der Sinn dieser Aktion muß angezweifelt werden. Zudem beobachten wir häufig den “Johnny Walker Effekt”: Der Berater geht und die Probleme kommen.
  • Sie wählen eine gute Kombination aus den beiden Alternativen. Ein engagierter Mitarbeiter Ihres Hauses leitet ein Projektteam. Ein externer Qualitätsexperte unterstützt dabei mit Informationen, Tips und bewährten Arbeitstechniken. Er führt Ihr Unternehmen auf dem effizientesten Weg zum Erfolg. Er ist Prozesshelfer und regt Ihre Mitarbeiter zu kritischem Denken und engagierter Verbesserung an.

 

Was zeichnet ein gutes Qualitätssystem aus?

Ein wirkungsvolles Qualitätssystem bringt Ihnen mehr als es kostet. Durch höhere Kundenzufriedenheit stabilisieren Sie Ihren Marktanteil und bauen ihn stetig aus. Weniger Fehler und Risiken reduzieren die Kosten.

Qualität bringt Gewinn!

Ein Qualitätssystem kann als erfolgreich bezeichnet werden, wenn Ihre Kunden positive Veränderungen spüren. In einem guten Qualitätssystem sind alle Mitarbeiter beteiligt. Sie wirken intensiv mit bei der Aufstellung von Verbesserungsmaßnahmen, kommunizieren zielgerichtet untereinander und denken engagiert und motiviert mit. Es ist "ihr" System, mit dem sie täglich leben. Es ist in aller Munde und Herzen! Das gute Qualitätssystem bietet den Managern und Mitarbeitern praktische Hilfen im Tagesgeschäft. Es ist nützliches Werkzeug und kein toter Papiertiger. Das gute System lebt und entwickelt sich ständig weiter, denn Ihr Unternehmen passt sich den Marktforderungen an und nimmt neue Herausforderungen an. Das schlechte Qualitätssystem trachtet nach einer schnellen und einfachen Zertifizierung. Es verfolgt Minimalansätze und fristet ein Schattendasein. Die Dokumentation steht dabei im Vordergrund und die Interessen der Kunden und Mitarbeiter werden vernachlässigt. Fragen Sie in einem zertifizierten Unternehmen irgendwelche Arbeiter oder Sachbearbeiter nach dem Qualitätssystem und erhalten Sie dabei Schulterzucken, Unkenntnis oder Ablehnung, so sind dies Indizien für ein schlechtes System. Im schlechten System findet kaum Veränderung statt. Hier herrscht kein Klima für Anpassung und Innovation. Man wird eher neidvoll der Konkurrenz hinterherlaufen anstatt selber mit neuen Ideen die Kunden zu überraschen.

Wie finde ich den richtigen Partner, der uns hilft?

Es gibt eine Vielzahl an Unternehmensberatern, die sich für Qualitätsmanagement anbieten. So manch ein Mitarbeiter versucht, der eigenen Arbeitslosigkeit zu entgehen und macht sich schnell als Berater selbständig. Ein Seminar besucht, ein Buch gelesen, irgendwo Unterlagen kopiert - fertig ist der Mann! Der schlechte Berater verspricht den schnellen und einfachen Weg zur Zertifizierung. Er befreit das Unternehmen von jeglicher geistigen Anstrengung. Er legt eine komplette Musterdokumentation vor, passt darin Ihren Firmennamen an und Sie halten schon nach wenigen Wochen das Zertifikat in den Händen ohne eigentlich zu wissen, wofür. Der schlechte Berater berät nicht in eigener Person, sondern versucht, Ihnen Studenten, Berufsanfänger oder ABM-Kräfte anzudienen.

Ein guter Berater hingegen sieht sich als einen kritischen Wegbegleiter. Er versucht, Ihr Unternehmen in die Lage zu versetzen, das System aus eigener Kraft aufzubauen. Er regt zu selbstkritischem Denken an und stellt den Verbesserungsprozess in den Mittelpunkt. Der gute Berater verfügt über profunde Erfahrung, die er Ihren Managern und Mitarbeitern persönlich angedeihen lässt. Er lässt Ihnen die Freiheit, geeignete Lösungsmöglichkeiten auf die Fragen der Norm selbst zu bestimmen. Der gute Berater bildet sich selbst regelmäßig weiter. Er ist innovativ und kreativ und versucht, diesen Funken auf Ihre Mitarbeiter überspringen zu lassen. Der gute Berater sucht ständig nach neuen Antworten und Wegen. Er sucht den Gedankenaustausch mit anderen Experten und Zertifizierern und engagiert sich in Fachverbänden. Er ist vielseitig, bietet eine abgerundete Palette an Leistungen und bietet Ihnen (auch durch Kooperation mit anderen Experten) ein umfassendes Fachwissen an. Der gute Berater bietet Mitarbeiterschulungen für alle Fragen rund um das Qualitätsmanagement an.

Um den für Sie richtigen Berater herauszufinden, fragen Sie die Anbieter :
"Wie schnell können Sie uns ein Qualitätszertifikat besorgen?"
"Müssen wir dabei mitarbeiten oder können Sie das alles für uns machen?"
"Können Sie uns einen Sonderpreis für Beratung und Zertifizierung aus einer Hand anbieten?"
"Führen Sie die Beratung in unserem Hause persönlich durch und können Sie dies vertraglich garantieren?"

Fazit:

Führen Sie ein Qualitätsmanagement aus eigener Kraft ein oder lassen Sie sich auf diesem Weg durch einen guten Berater anleiten. Definieren Sie als Ziel die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die kontinuierliche Verbesserung. Sehen Sie im Zertifikat ein "willkommenen Nebeneffekt". Prüfen Sie die sich anbietenden Berater auf Herz und Nieren. Stellen Sie fest, ob der Berater die selben Ziele und Prioritäten verfolgt wie Sie. Beachten Sie: Sie haben Ihrem Unternehmen gegenüber nur eine Chance, ein Qualitätssystem einzuführen - es muss auf Anhieb klappen oder die Bereitschaft der Mitarbeiter wird verspielt. Der Aufbau eines Qualitätssystems ist eine Investition in eine erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens.